Startseite · Anwendungsfälle

Typische Aufgabenstellungen

Woran Vorhaben scheitern — und wie sie gelingen.

Die folgenden Muster begegnen uns in fast jedem Unternehmen, unabhängig von der Branche. Sie zeigen, wie wir an solche Aufgaben herangehen und woran sich der Erfolg messen lässt.

BranchenübergreifendNach Ausgangslage sortiertOhne Kundendaten

Zur Einordnung

Die hier beschriebenen Fälle sind allgemeine Muster und keine Darstellung konkreter Kundenprojekte. Angaben zu Kunden veröffentlichen wir grundsätzlich nur mit deren schriftlicher Zustimmung — und da uns Vertraulichkeit wichtiger ist als eine Referenzliste, finden Sie hier keine Namen. In einem persönlichen Gespräch erläutern wir gern, was wir in vergleichbaren Lagen bereits umgesetzt haben.

Ausgangslage · Ansatz · Wirkung

Sechs wiederkehrende Muster.

01 · Verwaltung

Angebote aus dem Tabellenblatt lösen

Ausgangslage. Angebote entstehen in einer über Jahre gewachsenen Tabelle. Preise stehen an drei Stellen, und wer eine Vorlage ändert, weiß nicht, welche laufenden Angebote davon betroffen sind.

Ansatz. Eine schlanke Anwendung mit einer einzigen Preisquelle, Versionsstand je Angebot und Freigabe durch die Vertriebsleitung. Die alten Tabellen werden übernommen, nicht verworfen.

Wirkung. Angebote sind nachvollziehbar, Preisänderungen wirken sofort und überall. Der Zeitaufwand je Angebot sinkt deutlich, weil das Zusammensuchen entfällt.

02 · Dokumente

Eingangsrechnungen ohne Abtippen

Ausgangslage. Rechnungen kommen als PDF und auf Papier. Eine Kraft überträgt Positionen von Hand in die Buchhaltung — fehleranfällig und schlecht vertretbar bei Krankheit oder Urlaub.

Ansatz. Automatische Erkennung von Lieferant, Betrag, Positionen und Kostenstelle. Unsichere Felder werden markiert und einer Person zur Prüfung vorgelegt, statt still durchzulaufen.

Wirkung. Der Vorgang bleibt vertretbar, weil jede Rechnung freigegeben wird. Der Löwenanteil der Tipparbeit entfällt, die Prüfung bleibt.

03 · Wissen

Antworten aus den eigenen Unterlagen

Ausgangslage. Technische Vorgaben, Prüfberichte und Verträge liegen verteilt auf Laufwerken. Wer eine Auskunft braucht, fragt die zwei Kolleginnen, die sich auskennen.

Ansatz. Ein Assistent, der ausschließlich auf den freigegebenen eigenen Dokumenten antwortet und zu jeder Aussage die Fundstelle nennt. Rechtekonzept aus dem Bestandssystem übernommen.

Wirkung. Auskünfte sind in Minuten statt Stunden verfügbar und überprüfbar, weil die Quelle mitgeliefert wird. Die Fachleute werden entlastet, nicht ersetzt.

04 · Produktion

Maschinendaten sichtbar machen

Ausgangslage. Anlagen liefern Daten, aber sie landen in getrennten Systemen. Auswertungen entstehen monatlich per Hand, und bis sie vorliegen, ist der Anlass vorbei.

Ansatz. Eine gemeinsame Datenablage, in die alle Anlagen einspeisen, und eine Anzeige, die den aktuellen Stand ohne Zutun zeigt. Schwellenwerte lösen Hinweise aus.

Wirkung. Abweichungen fallen am selben Tag auf statt am Monatsende. Die Handarbeit für Auswertungen entfällt vollständig.

05 · Kundendienst

Anfragen richtig vorsortieren

Ausgangslage. Alle Anfragen laufen in ein Sammelpostfach. Jemand liest sie, ordnet sie ein und leitet sie weiter — jeden Morgen aufs Neue, mit wechselndem Ergebnis.

Ansatz. Automatische Einordnung nach Anliegen, Dringlichkeit und Zuständigkeit mit Weiterleitung. Unklare Fälle gehen wie bisher an einen Menschen, statt geraten zu werden.

Wirkung. Die Verteilung geschieht in Sekunden und einheitlich. Dringende Fälle erreichen die richtige Person, ohne im Stapel zu warten.

06 · Verbindung

Zwei Systeme, ein Datenstand

Ausgangslage. Warenwirtschaft und Onlineshop kennen unterschiedliche Bestände. Der Abgleich läuft nachts per Datei und schlägt regelmäßig fehl, ohne dass es jemand merkt.

Ansatz. Eine geregelte Schnittstelle mit Protokoll, Wiederholungslogik und Meldung bei Fehlern. Ein Bestand ist führend, die Regel steht schriftlich fest.

Wirkung. Überverkäufe hören auf. Wenn doch etwas hakt, meldet es sich selbst — statt erst über eine Kundenbeschwerde aufzufallen.

Maßstab

Woran wir den Erfolg messen.

Ein Vorhaben ist nicht gelungen, weil es fertig wurde. Es ist gelungen, wenn sich etwas messbar verändert hat. Deshalb legen wir vor dem Start fest, woran wir das erkennen — und zwar in Größen, die Sie ohnehin schon kennen.

Was sich gut messen lässt

Durchlaufzeit eines Vorgangs. Von der Auslösung bis zum Abschluss — vorher und nachher gemessen, am selben Vorgangstyp.
Anteil der Handarbeit. Wie viele Fälle gehen ohne Eingriff durch, wie viele brauchen eine Person.
Fehler und Nacharbeit. Wie oft muss etwas korrigiert werden, nachdem es abgeschlossen war.
Mehrfacherfassung. An wie vielen Stellen wird dieselbe Angabe heute noch von Hand eingegeben.

Was wir nicht versprechen

Sie werden auf dieser Seite keine Prozentzahlen finden, die wir als eigene Ergebnisse ausgeben. Solche Werte hängen vollständig vom Ausgangszustand ab und sind ohne Kenntnis Ihres Betriebs bedeutungslos. Was wir zusagen können, ist die Messung selbst — vor dem Start und danach, mit Ihren Zahlen.

Verwandte Seiten

Erkennen Sie Ihren Fall wieder?

Dann lassen Sie uns darüber sprechen. Im Erstgespräch schätzen wir gemeinsam ein, was der lohnendste erste Schritt wäre.

Erstgespräch vereinbaren →